Để xác định hiệu quả hoạt động của kho hàng và nâng cao hiệu suất, hãy bắt đầu bằng việc kiểm toán thường xuyên và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trước khi đầu tư vào công nghệ hoặc thuê nhân viên mới.
Kiểm toán kho
Kiểm toán kho đánh giá nhiều quy trình khác nhau để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả. Chúng có thể trả lời các câu hỏi như:
- Có khu vực nào đang gặp phải tình trạng chậm lại không?
- Thiết bị lỗi có gây cản trở công việc hoặc tạo ra rủi ro về an toàn không?
- Có thể điều chỉnh bố cục để sắp xếp hoạt động tốt hơn không?
- Có thể thay đổi giá đỡ để cải thiện mức tồn kho và dễ tiếp cận hơn không?
Những thông tin thu thập được từ việc kiểm toán cho phép người quản lý kho đề xuất những cải tiến về năng suất và hiệu quả.
KPI
Xác định các KPI kho nào cần theo dõi trước khi thực hiện thay đổi. Ví dụ, theo dõi thời gian nhận hàng có thể tiết lộ hiệu quả của nhân viên trong quá trình nhập hàng tồn kho cũng như độ chính xác của hàng tồn kho. Các KPI bổ sung bao gồm thời gian chết liên quan đến lỗi, hiệu quả chọn hàng, thời gian chu kỳ và tổng thời gian chu kỳ đơn hàng.
Các KPI có thể được phân loại để xác định các lĩnh vực cần cải thiện:
Hàng tồn kho: hiệu quả của quản lý hàng tồn kho
Nhận được: hiệu quả và độ chính xác của quá trình tiếp nhận
Cất đi: tốc độ đặt các vật phẩm vào vị trí được chỉ định
Chọn và đóng gói: tốc độ và độ chính xác của việc thực hiện đơn hàng
Hiệu suất: quản lý thời gian tổng thể trong kho
Sự an toàn: ngày không có thương tích liên quan đến công việc
Tác động của sự kém hiệu quả
Việc nâng cao hiệu quả kho bãi là rất quan trọng để duy trì sự linh hoạt của chuỗi cung ứng, vì tình trạng thiếu hiệu quả có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp. Các vấn đề chính bao gồm:
Sự chậm trễ trong thời gian thực hiện và giao hàng:Các quy trình không hiệu quả có thể kéo dài thời gian hoàn thành, dẫn đến tình trạng thiếu nhân viên ở các bộ phận khác và gián đoạn việc thực hiện đơn hàng, cuối cùng gây ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và làm chậm trễ việc giao hàng chặng cuối.
Khách hàng khó tính:Sự thiếu hiệu quả có thể gây ra sự chậm trễ trong việc vận chuyển, khiến khách hàng phải theo dõi thường xuyên và phải chờ đợi lâu hơn, dẫn đến sự không hài lòng.
Lợi nhuận tăng lên:Các mặt hàng bị hư hỏng và lỗi đơn hàng thường xảy ra ở các kho hàng kém hiệu quả, dẫn đến nhiều hàng trả lại hơn. Khách hàng cũng có thể trả lại hàng do mất kiên nhẫn vì thời gian chờ đợi quá lâu, có khả năng sẽ lựa chọn đối thủ cạnh tranh.
Doanh thu và tăng trưởng sụt giảm:Những vấn đề này có thể cản trở doanh thu và tăng trưởng. Thời gian chờ dài gây khó khăn cho việc đáp ứng khối lượng đơn hàng tăng, trong khi các quy trình không hiệu quả làm tăng chi phí hoạt động và đòi hỏi phải trả thêm giờ, làm giảm biên lợi nhuận.
Tám bước để nâng cao năng suất kho
Khi các KPI đã được xác định và việc kiểm toán đã hoàn tất, đã đến lúc thực hiện cải tiến.
